Bedrijfsvoering

Verhaal van de organisatie en organisatie inrichting
De Utrechtse Heuvelrug werkt samen met haar omgeving aan veel verschillende soorten maatschappelijke opgaven. Om dit in goede banen te leiden, is onze organisatie op een bepaalde manier ingericht. De organisatie heeft afspraken gemaakt waar ze aan werkt, hoe het werk wordt aangestuurd en hoe de samenwerking plaatsvindt. Zo is voor iedereen duidelijk hoe de organisatie aan haar opgaven werkt en hoe ze elke dag iets toevoegt.
De organisatie is voortdurend in ontwikkeling. Net als de samenleving om ons heen. Onze organisatie is dus nooit af. De organisatie kijkt steeds naar hoe ze wil werken om de ambities waar te maken.
Daarom is de gemeente in 2024 sessies met medewerkers gestart om de organisatiefilosofie, het verhaal van de organisatie, te actualiseren. Hierin zijn de missie, visie en de manier van werken opgenomen. Daarnaast heeft de organisatie met medewerkers in ontwerpateliers onderzocht hoe ze zich moet organiseren wat betreft de onderwerpen:

• Duurzaamheid : Het versterken van samenwerking op het thema duurzaamheid in de organisatie is wenselijk omdat duurzaamheid de afgelopen jaren in toenemende aandacht, omvang in medewerkers en in budgetten is gegroeid.
• Thema Publiek : Het vraagstuk van de beperkte omvang in relatie tot de andere thema's en de kwetsbaarheid aangaande de beperkte omvangteams.
• Ondersteuning bedrijfsvoering : De organisatie wil een volgende stap maken in de professionaliteit en kwaliteit.
• Sturing : Er is behoefte aan het actualiseren van de wijze van sturing in de organisatie en wat daarvoor nodig is.

Programmatisch en integraal werken
In 2024 is er een actieplan opgeleverd over hoe de gemeente programmatisch en integraal werken professionaliseert en hebben de betrokken medewerkers, het management en het college een training gevolgd. De implementatie met vervolgacties loopt in 2025 door.

Werken met aandacht
Na signalen over werkdruk in de organisatie, is het MT in gesprek gegaan met medewerkers in gesprekstafels. Ook was het onderwerp van gesprek tijdens zomerlunches waarvoor de gemeentesecretaris medewerkers heeft uitgenodigd. Hier zijn acties uit voortgekomen. Via de Concernagenda bepaalt de gemeentelijke organisatie aan welke opgaven gewerkt wordt en prioriteiten nodig zijn. Dat draagt bij aan de aanpak van werkdruk. Verschillende teams hebben ook een voorstel gedaan om meer prioritering in het werk aan te brengen. Het management en het college hebben ook afspraken gemaakt om de werkdruk te verminderen.
Ook is eind 2024 een onderzoek naar Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) uitgezet om te onderzoeken wat medewerkers vinden van hun werk(plek), de werkdruk/-stress, de omgangsvormen, sociale veiligheid en dergelijke. Dit onderzoek is uitgevoerd door onze Arbodienst Arbo Unie. In de Arbowet is ook bepaald dat wij dit als werkgever in kaart moeten brengen (RI&E PSA).
Tot slot zijn werkprocessen zoals het proces bestuurlijke besluitvorming en P&C proces vereenvoudigd.

Arbeidsmarkt
In 2024 heeft de gemeente geïnvesteerd in het aannemen van een recruiter. Dankzij tijdelijke middelen is er een start gemaakt met gerichte arbeidsmarktcommunicatie om onze positie als aantrekkelijke werkgever te versterken. Dit is noodzakelijk in een krappe arbeidsmarkt waarin het aantrekken en behouden van talenten een uitdaging blijft. De verwachting is dat dit de komende jaren zo blijft.
Belangrijke ontwikkelingen en acties in 2024:

• Gerichte online wervingscampagne zodat onze zichtbaarheid wordt vergroot, met specifieke aandacht voor schaarse functies.
• Vernieuwing van visuele content door nieuw foto- en videomateriaal te ontwikkelen om onze arbeidsmarktcommunicatie te verfrissen en een authentiek beeld van onze organisatie en medewerkers te tonen.
• Optimalisatie van de werken bij-website waarmee het sollicitatieproces nog eenvoudiger wordt en kandidaten via authentieke verhalen van medewerkers een beeld krijgen hoe het is om bij de gemeente te werken.

Deze inspanningen hebben bijgedragen aan een betere zichtbaarheid als werkgever, een verhoogde instroom van sollicitanten en een versterking van onze werkgeversreputatie.
Veel vacatures die vanuit het Uitvoeringsprogramma Groen en Duurzaam Doen! zijn ontstaan, zijn ingevuld. Soms ook met inhuur omdat het niet altijd lukt om gekwalificeerde medewerkers aan te trekken en de uitvoering van het uitvoeringsprogramma niet kan langer wachten.

Goed personeelsbeleid is belangrijk om de doelen van de gemeente te behalen. Het personeel is het belangrijkste kapitaal wat de gemeente heeft om die taken uit te voeren en de doelstellingen te halen. In 2024 heeft de gemeente gewerkt aan de volgende onderwerpen.

HR-uitvoeringsprogramma
Onze gemeente heeft een uitdaging om medewerkers te vinden en te behouden. Het is van belang een sterkte middenlaag (medior-functies) te hebben om flexibel te kunnen zijn en kwetsbaarheden op te kunnen vangen, ook vanwege de uitstroom door pensionering.
Van belang is te gaan investeren in het opleiden van junior/medior medewerkers. Tezamen met het creëren van een omgeving waarin de medewerkers worden gestimuleerd zich verder te ontwikkelen en waar medewerkers met elkaar in verbinding staan zodat de organisatie groeit en haar opgaven realiseert. ‍Dat sluit ook aan bij de behoefte van medewerkers: kunnen ontwikkelen
In 2024 lag de focus dan ook op onderwerpen die hier direct aan bijdragen en zijn we op verschillende onderdelen bezig geweest, namelijk: het versterken van onze arbeidsmarktcommunicatie en het verbeteren van het onboardingsprogramma, het actualiseren van het personeelshandboek, het opzetten van een vitaliteitsprogramma, lunchlezingen over gezond en vitaal werken en leven, teamontwikkeling en coaching, activeren van een platform voor jonge ambtenaren en voorbereiden van een online-leeromgeving.
Het verbindende verhaal met strategische HR-doelen willen we in 2025 vaststellen met de strategische HR-doelen:

• Aantrekken en behouden van medewerkers;
• Gezondheid en vitaliteit;
• Duurzame inzetbaarheid;
• Betrokken en gemotiveerde medewerkers.

Nieuw functiewaarderingssysteem HR21
In 2024 is gestart met de oriëntatie op het gemeentelijke functiewaarderingssysteem ‘HR21’. HR21 is ontwikkeld in opdracht van de VNG en wordt gebruikt door zo’n 300 organisaties, waaronder veel gemeenten. HR21 is een flexibel functiewaarderingssysteem. Zijn aanpassingen in de organisatie nodig, dat kan dit snel en in de opzet van functies worden verwerkt. Wendbaarheid is belangrijk om de opgaves als gemeente te realiseren. Onze organisatie sluit aan bij de bestaande norm van functiewaardering en kan zich aantrekkelijk onderscheiden door een actueel functiehuis. Aantrekkelijk werkgeverschap is belangrijk om de juiste medewerkers aan te kunnen trekken. Het huidige functiewaarderingssysteem is sterk verouderd en sluit niet meer aan bij de wensen. In januari 2025 is de gemeente gestart met de implementatie en volgens planning is dit per 1 januari 2026 gerealiseerd.

Integriteit
Integriteit staat continu in de aandacht. De manier waarop er naar integriteit gekeken wordt verandert en neemt in betekenis toe. Dat maakt dat het beleid is geactualiseerd. De gemeente volgt hierbij de Ambtenarenwet 2017, de Wet bescherming Klokkenluiders en de Modelaanpak basisnormen voor Integriteit van de VNG. Deze basisnormen zijn weergegeven in de Toolkit Integriteit voor Ambtenaren. De regelingen worden 2025 vastgesteld.

Duurzamere arbeidsvoorwaarden rondom woon-werkverkeer
Begin 2024 heeft de gemeente de afspraken over Tijd- Plaats- en Apparaat onafhankelijk werken geëvalueerd en geconcludeerd dat het hybride werken naar tevredenheid werkt. Er is wel één kanttekening en dat is dat het behouden van verbinding in de samenwerking belangrijk is om samen succesvol te zijn. Vooral voor veel nieuwe medewerkers is dat van groot belang om uiteindelijk zelf hun weg te vinden binnen de gemeente. De vergoedingen voor woon-werkverkeer heeft de gemeente naar boven bijgesteld waarbij duurzaam vervoer maximaal mogelijk wordt. Een verdere verdieping is gewenst en wordt in 2025 opgepakt in relatie tot de uitdagingen binnen de organisatie, zoals het vinden van de juiste medewerkers.

Inhuur
De gemeente heeft ook in 2024 gebruik gemaakt van inhuur van medewerkers. Het inhuurpercentage is uitgekomen op 25,4% (2023: 25,1%). Dit percentage is gebaseerd op basis van de inhuurkosten versus loonkosten. De inhuur is hoofdzakelijk ontstaan door overbrugging van vacatures, piekbelasting om de dienstverlening te continueren, het realiseren van wensen van de raad en beperkt voor ziekte / verlof.

Kengetallen 2024
In het onderstaande overzicht is een reeks aan kengetallen die in de jaarrekening worden benoemd verwerkt.

Hieronder volgt een toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de tabel met afwijkingen die hierin is opgenomen.
De afwijkingen (fouten en/of onduidelijkheden als gedefinieerd in de Kadernota rechtmatigheid 2024 van het BBV) worden alleen in de rechtmatigheidsverantwoording vermeld indien de door de raad gestelde verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid is overschreden. De vastgestelde afwijkingen van € 6,9 mln. overschrijden de verantwoordingsgrens van € 4,9 mln. die de raad heeft vastgesteld.
Of afwijkingen binnen de gestelde verantwoordingsgrens blijven is afhankelijk van afspraken hierover tussen raad en college.
De laatste financiële verordening van de gemeente (Verordening financieel beleid, beheer en organisatie Utrechtse Heuvelrug 2024) is door de raad vastgesteld op 16 december 2024. De ingetrokken financiële verordening 2017 is daarbij nog wel van toepassing verklaard op de jaarrekening 2024 en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar 2024.
De actuele wet- en regelgeving ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording die met ingang van 2023 van toepassing is, was echter nog geen onderdeel in de verordening 2017 (vastgesteld 14 maart 2017). Hierdoor zijn er geen concrete afspraken vastgelegd tussen raad en college over de rechtmatigheid en acceptatie van begrotingsafwijkingen. Om transparant te zijn over hoe het begrotingscriterium in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening is verwerkt, zijn 4 bepalingen in het besluit bij de jaarrekening opgenomen:

1. de afwijkingen van lasten- en baten die zijn aangegeven in de toelichting op de raadsprogramma’s, te autoriseren;
2. vast te stellen dat de overschrijdingen van lasten acceptabel zijn indien deze passend zijn binnen door de raad geaccordeerd beleid, zijn gedaan op basis van een open-einde regeling of indien hiertegenover eveneens hogere baten staan;
3. vast te stellen dat de onderschrijdingen van lasten die zijn gerapporteerd in de toelichting op de raadsprogramma’s tijdig zijn gecommuniceerd met de raad;
4. vast te stellen dat de overschrijdingen en onderschrijdingen van baten die zijn gerapporteerd in de toelichting op de raadsprogramma’s tijdig zijn gecommuniceerd met de raad, met uitzondering van een overschrijding van baten op programma 9 Openbaar groen, water en infra onderdeel wegen -kabels en leidingen, die als onrechtmatig is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van het college.

In het kader van transparantie geeft het college een toelichting op de afwijkingen en de opvolging hiervan.

Afwijkingen begrotingscriterium (totaal € 5,0 mln.)

Afwijking 1: Hogere lasten voorziening CV Lange Dreef € 237.000
Door wijziging op het laatste moment van in de jaarrekening 2023 van CV De Lange Dreef, is een aanpassing, een toevoeging, van de voorziening niet tijdig gemeld of gewijzigd in de jaarrekening 2023 of begroting 2024 van de gemeente.. Deze overschrijding van lasten had tijdig in 2024 kunnen worden gemeld bij de 2e bestuursrapportage 2024. Hierdoor is deze overschrijding van de lasten onrechtmatig. Deze mutatie is door wisseling van personeel tussen wal en schip gekomen en bij het opstellen van de jaarrekening 2024 begin 2025 alsnog geconstateerd.

Afwijking 2: Hogere lasten kabels en leidingen € 677.000.
Voor de aanleg van datacommunicatiekabels door nuts- en telecombedrijven zijn hogere lasten van € 677.000 gemaakt ten opzichte van de begroting. Deze overschrijding had tijdig in 2024 kunnen worden gemeld bij de 2e bestuursrapportage. Hierdoor is deze overschrijding van de lasten onrechtmatig.

Afwijking 3: Hogere lasten dotatie voorziening pensioenen en wachtgelden € 460.000
Dit zijn jaarlijkse actuariële herberekeningen van pensioenen en wachtgelden voor wethouders. Deze herberekeningen kunnen niet eerder dan na afloop van het jaar worden gemaakt en verrekend en zijn hierdoor niet in de begroting gewijzigd.

Afwijking 4: Hogere lasten omslagrente en rentetoerekening aan de programma’s € 788.000
Dit betreft de herberekening van de omslagrente en rentetoerekening aan de programma’s op basis van voorschriften uit de notitie Rente van de commissie BBV. Deze herberekeningen kunnen niet eerder dan na afloop van het jaar worden gemaakt en verrekend en zijn hierdoor niet in de begroting gewijzigd.

Afwijking 5: Hogere uitgaven op investeringskredieten € 111.000
Bij 18 investeringskredieten met een totaal investeringsbedrag van € 3,6 mln. is voor een totaal van € 111.000 meer uitgegeven, een overschrijding van 3,1%.  Hiervan zijn 12 kredieten in 2024 afgesloten wegens oplevering van het werk.

Afwijking 6: Hogere baten kabels en leidingen € 2,7 mln.
Zie afwijking 2. Een overschrijding van baten is niet per definitie onrechtmatig. Deze is rechtmatig indien tijdig gemeld. Deze afwijking is nu bij de jaarrekening gedaan, maar niet tijdig, omdat deze afwijking eerder bekend was of eerder bekend behoorde te zijn.

Maatregelen om bovengenoemde afwijkingen te voorkomen
Voor deze afwijkingen geldt dat de procedure voor budgetbeheer en melding of aanpassingen van afwijkingen wordt aangescherpt. Verder worden de afspraken tussen raad en college in de financiële verordening 2024 aangevuld en duidelijker gemaakt, om interpretatieverschillen in de bestaande afspraken te voorkomen en de toepasbaarheid te verbeteren.

Afwijkingen voorwaardencriterium (totaal € 1,9 mln.)
Aanbestedingen (totaal € 1,6 mln.)
Een aanbesteding is onrechtmatig als deze niet Europees is aanbesteed en wel Europees aanbesteed had moeten worden.
Ten aanzien van aanbestedingen en inkopen geldt dat van een contract waarbij aan afwijking op rechtmatigheid is vastgesteld in de afgelopen 4 jaren (2021-2024), slechts het jaarbedrag van het desbetreffende contract in de rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen indien dit contract in 2024 nog actief was. Een onrechtmatig contract geeft dan elk jaar een afwijking zolang het contract nog duurt. Deze onrechtmatigheid verdwijnt uit de verantwoording als het contract definitief is beëindigd.
Er zijn 10 fouten en 5 onduidelijkheden in aanbestedingen geconstateerd. Voorkomende oorzaken van afwijkingen zijn dat een nieuwe aanbesteding bij einde contractperiode niet of te laat is opgestart, en de 'vendor lock' en marktpositie van een huidige leverancier waardoor niet of met grote moeite een alternatief kan worden gevonden.
In 2022 is gestart met het inrichten met een contractbeheersysteem. Hiermee zijn in 2023 en 2024 vorderingen gemaakt. In 2025 zal het systeem volledig operationeel moeten zijn en met aanvullende maatregelen op gebied van aanbesteden tot minder rechtmatigheidsafwijkingen moeten leiden.

Subsidies (totaal € 252.000)
Er is een aantal (5) subsidies vastgesteld die niet volgens de voorwaarden zijn gedaan. Hieronder een samenvatting van de soort afwijkingen en bedrag ( x € 1.000):

Afwijkingen criterium Misbruik en oneigenlijk gebruik
Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of ‐uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.
Misbruik en oneigenlijk gebruik kan plaatsvinden door inwoners of instellingen die gebruik maken van diensten of voorzieningen van de gemeente.
In 2024 was er nog geen geformaliseerd beleid voor Misbruik en oneigenlijk gebruik van kracht. Het opstellen van dit beleid is wel gestart en dit wordt in 2025 voorgelegd aan de raad.

Fraude en corruptie
Fraude is het opzettelijk handelen door eigen werknemers (van alle niveaus), waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Corruptie is een bijzonder vorm van fraude en is misbruik maken van toevertrouwde macht voor persoonlijk gewin.
De verantwoordelijkheid voor het voorkomen, ontdekken en bestrijden van fraude berust zowel bij management, college als gemeenteraad. Onderstaand een opsomming van maatregelen die de gemeente heeft getroffen.
Er is algemeen beleid opgesteld (gedragscode voor personeel) waarin is aangeven wat integriteit binnen onze organisatie betekent, en dat fraude en corruptie niet acceptabel zijn en worden bestraft. Verder is aangegeven hoe te handelen bij vermoedens van fraude, wat de meldprocedure is, en hoe meldingen worden onderzocht. Ook is er een vertrouwenspersoon en klokkenluidersregeling die het mogelijk maken om (vermoedens van) fraude en corruptie vertrouwelijk te bespreken.
In 2024 was er nog geen specifiek programma actief voor fraude en corruptie voor de (verbijzonderde) interne controles. In 2025 is een start hiermee gemaakt met het opstellen van een fraude-risicoanalyse en wordt het beleid opgesteld en geïmplementeerd.
Onze gemeente waarborgt integriteit door fraude- en corruptierisico's actief te betrekken in algemene risico-inventarisaties van de financiële processen die in het kader van de rechtmatigheid worden onderzocht. De aandacht gaat hierbij met name uit naar het betaalproces, inkopen en aanbesteden en grondexploitaties. Op basis hiervan zijn maatregelen en controles geïmplementeerd, zoals functiescheidingen en vier-ogenprincipe, maar ook beleid ten aanzien van informatiebeveiliging, ondersteund door het integriteitsbeleid. Periodieke monitoring en audits hebben geen fraude of corruptie aan het licht gebracht.
Bijzondere aandacht wordt gegeven aan het risico van management override: bewuste beïnvloeding door bestuur of management van de jaarcijfers. Er zijn diverse interne beheersmaatregelen (functiescheiding, vier-ogenprincipe) en checks and balances in de besluitvorming, die maken dat het risico om dergelijke invloed uit te oefenen op de cijfers in de jaarrekening, beperkt zijn. Ook is aan dit onderwerp periodiek aandacht besteed in gesprekken.